Z poczty e-mail korzysta obecnie praktycznie każda organizacja – jest to jedna z głównych form komunikacji w dzisiejszym biznesie. Na rynku dostępnych jest wiele programów, które umożliwiają jej obsługę, a jednym z najpopularniejszych jest bez wątpienia Microsoft Outlook.

W tym artykule przedstawimy następujące funkcje aplikacji Outlook:

  1. Skróty klawiaturowe
  2. Szybkie części
  3. Szablony wiadomości e-mail
  4. Automatyczne formatowanie
  5. Opóźnienie dostarczenia wiadomości
  6. Strefy czasowe i Święta
  7. Spotkania Cykliczne
  8. Udostępnianie kalendarza
  9. Formatowanie w kalendarzu
  10. Szybkie tworzenie terminu

Outlook to rozbudowana skrzynka pocztowa, przy pomocy której użytkownik może wysyłać wiadomości e-mail, zarządzać kontaktami czy korzystać z kalendarza. Aplikacja jest często wybierana przez firmy do obsługi poczty, na co wpływ ma jej prosty i intuicyjny interfejs. Szczególnie dotyczy to wstążki, która jest dobrze znana z innych rozwiązań firmy z Redmond, jak Word czy Excel. Co więcej, Outlook wchodzi w skład usługi Microsoft 365, a jego potencjał jest uwalniany w momencie połączenia z serwerem pocztowym Exchange Online – i taką właśnie konfigurację bierzemy pod uwagę w niniejszym artykule. Nie przeciągając – poznaj 10 funkcji aplikacji Outlook (wersja zainstalowana lokalnie), które ułatwiają codzienną pracę.

Skróty klawiaturowe w Microsoft Outlook

Skróty klawiaturowe pozwalają przyspieszyć codzienne działania. Dzięki temu możesz zaoszczędzić czas i przeznaczyć go na inne zadania. Outlook posiada wiele skrótów, których działanie możesz zobaczyć tutaj. Poniżej znajdziesz kilka najistotniejszych:

  • Ctrl + N: tworzenie nowej wiadomości e-mail (będąc w głównym widoku aplikacji)/ elementu kalendarza;
  • Ctrl + K: wstawianie linku w treści nowej wiadomości;
  • Ctrl + D: usuwanie zaznaczonej wiadomości (przeniesienie jej do kosza – Elementów Usuniętych);
  • Shift + Delete: trwałe usunięcie zaznaczonej wiadomości lub elementu;
  • Ctrl + R: odpowiadanie tylko nadawcy zaznaczonej wiadomości;
  • Shift + Ctrl + R: odpowiadanie wszystkim w zaznaczonej wiadomości;
  • Ctrl + F: przesyłanie dalej zaznaczonej wiadomości;
  • Ctrl + Alt + F: przesyłanie dalej danej konwersacji, ale w formie załącznika wiadomości e-mail;
  • Ctrl + 2: przejście do widoku kalendarza;
  • Ctrl + 3: przejście do Kontaktów;
  • Ctrl + 1: przejście do Poczty;
  • Shift + Ctrl + A: tworzenie nowego terminu (będąc w widoku kalendarza);
  • Shift + Ctrl + K: tworzenie nowego zadania;
  • Ctrl + Alt + F: dodanie wiadomości do załącznika;
  • Ctrl + U/Q: oznaczenie wiadomości jako nieprzeczytanej/ przeczytanej.

Pełną listę aktualnych skrótów, których możesz użyć w aplikacji Outlook znajdziesz na stronie producenta.

Szybkie części

Outlook pozwala na zautomatyzowanie powtarzalnych czynności. W przypadku, gdy bardzo często wysyłasz te same bloki tekstu warto skorzystać z opcji Szybkich Części. Tworząc treść w nowej wiadomości zaznacz ją, kliknij w kartę Wstawianie, następnie Szybkie Części i wybierz opcję „Zapisz zaznaczenie w galerii Szybkich Części”. Teraz wystarczy, że nazwiesz utworzoną szybką część i ją zapiszesz klikając „Ok”. Szybką część możesz wstawić z poziomu galerii Szybkich Części lub wpisując jej nazwę – Outlook wyświetli komunikat o właściwej szybkiej części – kliknij Enter, aby ją wstawić.

Szablony wiadomości e-mail

Zasadnicza różnica między Szybkimi częściami a Szablonami wiadomości w aplikacji Outlook jest taka, że do szablonu możesz dodać załącznik. Gdy tworząc wiadomość chcesz zapisać ją jako szablon, będąc w oknie nowej wiadomości kliknij „Plik” i „Zapisz jako”. Następnie nazwij szablon i zapisz go jako typ „Szablon Outlook”. Aby użyć szablonu, będąc w głównym widoku aplikacji kliknij w ikonkę „Nowe elementy”, po czym w „Więcej elementów” -> „Wybierz formularz” -> Szukaj w „Szablony użytkownika w systemie plików” i wybierz pożądany szablon.

Dostęp do szablonów, które w Outlooku są  określone jako „formularze”, jest mało intuicyjny. Można jednak zmodyfikować sobie wstążkę, dodając do niej odpowiedni przycisk. Tworzenie szablonu i dodawanie takiego przycisku możesz zobaczyć na jednym z filmów na naszym kanale YouTube.

szablony wiadomości email

Integracja z systemem ERP Dynamics 365 Business Central

Czas na prawdziwą wisienkę na torcie. Która dla niektórych może być rewolucją i realnym przyśpieszeniem codziennej pracy: integrację Outlooka z systemem ERP. Tym systemem jest Microsoft Dynamics 365 Business Central. Dzięki integracji od razu z poziomu klienta poczty możesz zapisać nowego kontrahenta, wprowadzić zamówienie, a nawet wystawić fakturę. Jednym kliknięciem zyskujesz dostęp do historii transakcji, zaległych należności, interakcji z klientem czy dostawcą. Więcej o możliwościach integracji Office 365/ Microsoft 365 z Dynamics 365 Business Central przeczytasz w artykule Integracja Dynamics 365 Business Central z Office 365.

integracja outlook i business central
Źródło: Using Business Central with Outlook - Business Central | Microsoft Learn

Automatyczne formatowanie

Zapewne codziennie otrzymujesz dziesiątki, jak nie setki, maili i nieraz zdarzyło Ci się przeoczyć jakąś wiadomość. Aby nie umykały Ci ważne maile, użyj Automatycznego formatowania, które bazuje na warunkach. Dzięki wspomnianej opcji możesz np. nadać szczególne formatowanie dla wiadomości od Twojego szefa. Kliknij w kartę „Widok” -> „Ustawienia widoku” -> „Formatowanie warunkowe”. Następnie dodaj nową regułę oraz określ efekt po spełnieniu jej warunków – font, jego rozmiar, kolor. W następnym kroku wystarczy, że zdefiniujesz wspomniane warunki i je zapiszesz.

Opóźnienie dostarczenia wiadomości

Na pewno zdarzyło Ci się wysłać maila „za szybko” bądź przypadkowo i chciałbyś do niego wrócić. Outlook posiada funkcję Opóźnionego Dostarczania Wiadomości, która może Ci pomóc w przytoczonym przypadku. Opóźnienie Dostarczenia możesz zdefiniować dla konkretnej wiadomości. W tym celu, pisząc nową wiadomość kliknij w kartę „Opcje” i „Opóźnij dostarczenie”. W następnym kroku wystarczy określić odpowiednią datę i godzinę przy checkbox`ie „Nie dostarczaj przed” i gotowe. Co więcej, przytoczoną opcję możesz ustawić globalnie dla wszystkich nowych maili (należy utworzyć odpowiednią regułę w Outlook).

Opóźnienie dostarczenia wiadomości

Strefy czasowe i święta

Pracując w międzynarodowym środowisku bardzo ważne jest, aby planując spotkanie wziąć pod uwagę różnicę czasu pomiędzy strefami. Outlook umożliwia dodanie dodatkowych dwóch stref czasowych do kalendarza. Możesz również dodać święta z danego państwa. Aby to zrobić wystarczy wejść w „Opcje” Outlooka i w sekcji „Strefy czasowe” wybrać właściwe. Chcąc dodać święta wybierz opcję „Dodaj dni wolne” w sekcji „Opcje kalendarza”.

Spotkania cykliczne

Kalendarz Outlook umożliwia tworzenie spotkań cyklicznych. Dzięki temu, wiedząc, że dane wydarzenie odbywa się regularnie i w tych samych porach, nie musisz go za każdym razem zapisywać od nowa. Tworząc w kalendarzu nowy termin lub spotkanie wystarczy, że wybierzesz opcję „Cykl” na wstążce i go zdefiniujesz. Więcej na temat organizowania cyklu spotkań pokazywaliśmy na jednym z nagrań dostępnych na naszym YouTube.

Spotkania cykliczne

Udostępnianie kalendarza

Potencjał, który „drzemie” w kalendarzu Outlook, ujawnia się wtedy, gdy nasza poczta jest obsługiwana przez serwer Exchange. Pozwala to na udostępnianie kalendarzy między użytkownikami w danej organizacji. Można to zrobić na kilka sposobów, jednak najprostszym jest nadanie odpowiednich uprawnień do kalendarza innym osobom z firmy. Aby je zdefiniować, będąc w widoku kalendarza i karcie Narzędzia główne, wybierz „Udostępnij kalendarz” i wskaż swój. Po zdefiniowaniu uprawnień dla konkretnych osób wystarczy, że otworzą one twój kalendarz w swoich Outlook`ach. Jeśli chcesz poznać dodatkowe 2 sposoby na udostępnianie kalendarza to kliknij w ten link.

Udostępnianie kalendarza

Udostępnianie kalendarza

Potencjał, który drzemie w kalendarzu Outlook, uwalnia się wtedy, gdy nasza poczta jest obsługiwana przez serwer Exchange Online. Pozwala to na udostępnianie kalendarzy między użytkownikami w danej organizacji. Możesz to zrobić na kilka sposobów, jednak najprostszym jest nadanie odpowiednich uprawnień do kalendarza innym osobom z firmy. Aby je zdefiniować, będąc w widoku kalendarza i karcie „Narzędzia główne” wybierz „Udostępnij kalendarz” i wskaż swój. Po zdefiniowaniu uprawnień dla konkretnych osób wystarczy, że otworzą one twój kalendarz w swoich Outlookach. Jeśli chcesz poznać dwa dodatkowe sposoby na udostępnianie kalendarza to kliknij w ten link.

Formatowanie w kalendarzu

Kalendarz Outlook również pozwala na formatowanie warunkowe. Możesz go użyć np. do automatycznego oznaczania spotkań konkretnymi kolorami. Wystarczy, że zdefiniujesz odpowiednie warunki. Dostęp do tej opcji jest analogiczny, jak w przypadku formatowania wiadomości e-mail. Będąc w widoku kalendarza, kliknij w kartę „Widok” -> „Ustawienia widoku” -> „Formatowanie warunkowe”. „Ściągę” z tworzenia warunków formatujących w kalendarzu odnajdziesz tutaj.

Podsumowanie

Przytoczone funkcje to tylko niektóre możliwości, które oferuje Outlook w ramach usługi Microsoft 365. Należy tutaj również wspomnieć o kilku innych, np. ustanawianie delegata, dodawanie domen do „białej” i „czarnej” listy czy też tworzenie wielu podpisów wiadomości. Oprócz wspomnianych funkcjonalności, Outlook świetnie integruje się z wieloma innymi narzędziami spod szyldu Microsoftu takimi jak OneNote, Onedrive dla firm, CRM Dynamics 365 Sales czy wymieniony wcześniej systemem ERP Dynamics 365 Business Central.